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Le richieste di nuove autorizzazioni a breve avverranno soltanto in maniera telematica attraverso il nuovo Portale Punti Vendita Pli/Aromi. A comunicarlo è l’Agenzia delle dogane e monopoli. La nuova funzionalità consente di avviare e gestire in via telematica il procedimento per il rilascio dell’autorizzazione alla vendita di prodotti liquidi da inalazione e aromi. Nella pima fase sperimentale potranno accedere al portale soltanto i negozi ubicati nel Lazio e in Lombardia, aree territoriali di competenza degli uffici pilota individuati da Adm. Successivamente il servizio sarà esteso a tutto il territorio nazionale. Al momento l’autorizzazione varrà ancora due anni, a partire dal 2026 il tempo sarà invece raddoppiato per una durata complessiva di quattro anni. Il portale consente la presentazione in via telematica non solo dell’istanza di rilascio dell’autorizzazione ma anche delle eventuali comunicazioni di nomina di collaboratori, nonché l’assolvimento di tutti gli adempimenti necessari al buon esito dell’istruttoria, quali il pagamento delle imposte di bollo e la richiesta di documenti integrativi. 
Il procedimento autorizzativo, una volta avviato in maniera telematica, non potrà proseguire a mezzo di documenti cartacei, così come qualsiasi comunicazione tra Adm e il richiedente (e viceversa) deve avvenire telematicamente tramite applicativo, di modo che tutti gli atti del procedimento siano tracciabili, disponibili e immediatamente reperibili. Parimenti, se il procedimento è stato avviato extra-sistema, non può più essere gestito con la nuova funzionalità.
Ai fini dell’accesso al portale, l’interessato deve prima abilitarsi sul modello autorizzativo unico (Mau). Al primo accesso, l’utente visualizza il proprio indirizzo di posta elettronica certificata risultante da Ini-Pec. Qualora sia in corso la modifica di tale recapito e, quindi, il Portale Ini-Pec non sia ancora aggiornato, l’utente può indicare il diverso indirizzo Pec che intende dichiarare per lo svolgimento della propria attività commerciale. L’utente procede quindi alla compilazione dell’istanza, rende la dichiarazione sostitutiva e assume puntualmente gli impegni previsti dalla determinazione direttoriale n. 92923 del 2021. In sede di compilazione, altresì, l’utente può manifestare l’intenzione di installare il distributore automatico ma, in ogni caso, si ricorda che, ai sensi della determinazione da ultimo citata, l’interessato è tenuto a rendere la comunicazione entro 15 giorni dalla avvenuta installazione, ossia successivamente al rilascio del titolo autorizzatorio e pertanto la comunicazione effettuata all’atto dell’istanza non esonera da quella successiva all’installazione; anche tale ultima comunicazione può essere resa tramite il Portale, dopo il conseguimento del titolo autorizzatorio. Durante la predisposizione dell’istanza, l’utente può, inoltre, comunicare i nominativi dei collaboratori di cui intende avvalersi per un dato punto vendita, attraverso la compilazione delle apposite sezioni dedicate al/i delegato/i alla gestione e addetto/i alla vendita con facoltà di sostituzione.
Per quanto riguarda il pagamento dei bolli per la presentazione dell’istanza e, in caso di istruttoria favorevole per il rilascio del provvedimento autorizzatorio, l’utente può procedere al pagamento del bollo direttamente dal portale tramite PagoPA. Completato l’inserimento di tutti i dati necessari, il documento comprensivo di istanza, dichiarazione di impegno e comunicazioni relative ai collaboratori deve essere sottoscritto dall’interessato con propria firma digitale o con firma autografa corredata da copia del proprio valido documento di identità e acquisito al portale per l’invio all’Ufficio territorialmente competente. Successivamente alla trasmissione dell’istanza, potranno essere visualizzate le eventuali comunicazioni accedendo nell’apposita sezione del portale o nella propria casella di posta elettronica certificata. Sempre tramite il portale, si possono allegare integrazioni, chiarimenti, avviare un’interlocuzione con Adm. Qualora il funzionario ritenga che sussistono i presupposti per l’accoglimento dell’istanza, il richiedente può effettuare il pagamento del bollo per il rilascio del titolo direttamente dal portale, tramite la funzione “Paga on line”. Dopo aver effettuato il pagamento, il soggetto autorizzato può visualizzare direttamente dal Portale (oltre che dalla propria casella Pec) il titolo autorizzatorio informatico che costituisce l’originale a tutti gli effetti, da conservarsi a cura dell’interessato. Il titolare ha l’obbligo di conservazione dell’originale informatico del titolo su un supporto idoneo, che ne assicuri l’immodificabilità nel tempo; deve altresì garantire in ogni momento l’accesso al documento informatico per consentire agli organi di controllo la verifica della sussistenza, validità e legittimità del titolo, mettendo a disposizione, anche dei propri collaboratori debitamente istruiti al riguardo, qualsiasi supporto idoneo ad effettuare le verifiche (personal computer aziendale, tablet, smartphone, ecc).
Altresì, per consentire all’utenza la conoscibilità della propria legittimazione ad esercitare l’attività di vendita di liquidi e aromi, il titolare produce la stampa cartacea del titolo originale per l’esposizione al pubblico all’interno dei locali dell’esercizio. Dopo il rilascio del titolo autorizzatorio, qualora il soggetto autorizzato abbia provveduto alla installazione del distributore automatico (sia nel caso in cui abbia anticipato tale intenzione in sede di compilazione dell’istanza sia nel caso in cui la decisione sia sopravvenuta all’invio dell’istanza), deve informare il competente ufficio territoriale, entro il termine di 15 giorni: accedendo al Portale, tramite il tasto “Aggiungi distributore automatico” può scaricare il relativo modello e caricarlo dopo averlo firmato con firma digitale o con firma autografa unitamente a copia del proprio valido documento di identità, per la trasmissione all’Ufficio.
A fronte di elementi ostativi all’accoglimento dell’istanza di rilascio dell’autorizzazione, l’interessato visualizza sul portale sia il preliminare preavviso di rigetto che, decorsi i termini di legge, il provvedimento di rigetto, che gli vengono notificati anche via Pec. Sempre accedendo al Portale, l’interessato può infine visualizzare l’eventuale esito negativo delle comunicazioni di nomina di uno o più collaboratori che risultano come “rigettati”.
Anche Adm entra dunque a piè pari nel mondo digitale. Una scelta che farà finalmente crollare i tempi di attesa per l’ottenimento di titoli autorizzativi o risposte a quesiti puntuali.
